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如何（hé）提高出国参展效果的（de）几点经验（yàn）总结
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作者:design-76
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发布时间: 2016-05-05
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在日常展（zhǎn）览业务工作中，笔者总会（huì）碰（pèng）到很多有意（yì）通（tōng）过（guò）出国展览会走向国（guó）际市（shì）场的（de）中小（xiǎo）企业，但是他们缺乏出（chū）过国参展的经验，以至于有的错失（shī）了（le）一些参（cān）展的机遇，有的没有（yǒu）选对合适的展（zhǎn）览项目（mù），有的则（zé）未能做好充足的准（zhǔn）备工作就（jiù）匆匆走出国（guó）门，结果参展效果不（bú）佳（jiā）。在此笔者总结了（le）平时参展企业最多咨询到的一些出（chū）国参展（zhǎn）注意事项，按参展（zhǎn）流程加以总（zǒng）结（jié），希（xī）望对企业成功出国展览有所帮助。
一、选择（zé）适合企业需求的展览会
一般国际（jì）上经贸类展览会根据不同的（de）标准可以（yǐ）分为以下几类：
按参（cān）展企（qǐ）业（yè）、参（cān）观观众成分构（gòu）成可以分为国际性展览会、地区性展览会（huì）和国内展览（lǎn）会。较为（wéi）普遍的观点是一个国际（jì）性展览会其参展企业或者参观观（guān）众至少（shǎo）20%以（yǐ）上来自外国。一般（bān）国际上著名的大型品牌展览会都（dōu）是国际化程度很高的展览会（huì），其（qí）参展商和贸易观众的国际化比（bǐ）例都高达50%以上。
按展（zhǎn）会开（kāi）放参观对象可分为（wéi）专业性展会和公（gōng）共（gòng）性质展会。前者只对该（gāi）行业（yè）专业人（rén）士和买家开放（fàng），通常需要（yào）登记注册且需购买（mǎi）门票；后者（zhě）对普通公众开放。还有很多展（zhǎn）览会采取介于两者之间（jiān）的策略，把专业买家和（hé）公众开放日（rì）分开安排。
按展（zhǎn）出内容（róng）可（kě）分为专业性展览会（huì）和综合（hé）性展（zhǎn）览会。专业性展览会展出内容限（xiàn）于有限的特定（dìng）的某个或几（jǐ）个（gè）行业，而综合（hé）性（xìng）展览会（huì）则不（bú）限展出内容，往（wǎng）往涵盖不同（tóng）的行业。
根（gēn）据展览会现场对参（cān）展品（pǐn）处理的规定，可以分成展示（shì）性质（zhì）的展（zhǎn）览（lǎn）会和展卖性质的展（zhǎn）览会。前（qián）者通过展示（shì）样品，获取专业买家的订单，但（dàn）展（zhǎn）览（lǎn）会现（xiàn）场不（bú）允（yǔn）许（xǔ）进行展（zhǎn）品的零售，不允（yǔn）许出（chū）现Sale一类的标志；而后者则允许参展商在展览会现场出售展品。
展览会（huì）的（de）这些分类很多时候（hòu）都是重叠的，譬如欧美国家的展览会很多都是国际性的、专业性的（观众和展品两方面）、展示性的，而（ér）非洲、拉美等发展中国家的展览会则不少是综合性的、展（zhǎn）卖性的。通过一个展（zhǎn）览会的（de）名称可以对展览（lǎn）会（huì）的性质和类别做出初步的（de）判断（duàn），譬如“埃及泛阿拉伯/非洲塑料橡胶材料展览会”、“德国法（fǎ）兰克福礼品办公用品展览会”一（yī）看就（jiù）是属（shǔ）于专业性展览会，而冠以“国际贸（mào）易博览会”、“中国贸易展览会”、“中国（guó）商品展览会”等名字的展览（lǎn）项目通常都是（shì）综（zōng）合性（xìng）质（zhì）展览会。了解这些事实的意义在于参展企业选择参加什么类别和性质的（de）展览会（huì）直接关（guān）系到（dào）参展准备各项业务工作的开展。
对于企业（yè）具（jù）体决策选择（zé）参加哪个展览（lǎn）会，在此（cǐ）有两条建议：
第一，对于（yú）欧美发达国（guó）家市（shì）场，当地产业（yè）分工细（xì）化，展览行业比较发达，展览项（xiàng）目（mù）也随着产业发展愈分愈细，因（yīn）此大家应该尽量根据自（zì）己（jǐ）产品的种类选择内容相符合的专业展览会。通常大家可以通过以下途径了解该专业展览（lǎn）会是否符合自己企业的需求（qiú）：
①大（dà）型（xíng）展览公（gōng）司和其（qí）他展览会组（zǔ）织者都会在自己（jǐ）的网（wǎng）站（zhàn）上设立具（jù）体（tǐ）展览项目的网页，在此公布（bù）该展览会详细的展品范（fàn）围、往届展会参展商和观众数（shù）量（liàng）与结构（gòu）。有的还（hái）会（huì）请第三方统计机构根据（jù）展商及观众调查（chá）表（biǎo）做出展会统计报告并公布参（cān）会人（rén）员对展会效（xiào）果、主办方服务、展商及（jí）观众质量的评价（jià），参展商应该在决定（dìng）参（cān）展之前认真（zhēn）阅读这些信息并综合（hé）判断这个展（zhǎn）会是（shì）否合适。
②认真阅读招展文件。国内正规的组（zǔ）团（tuán）单位（wèi）都会在招展文件中（zhōng）搜集并（bìng）如（rú）实反映（yìng）上述信息，供参展企业做出（chū）正确的判断（duàn）。
第二，对于亚非拉发展中国家（jiā）和新兴（xìng）市（shì）场（chǎng），在缺乏（fá）专业展览会的场合（hé）下，可以选择参（cān）加当（dāng）地影响力（lì）最大（dà）、观（guān）众人（rén）数（shù）最多、国际化程度最高（gāo）的综合性展览会（huì）或（huò）为中国企业量身（shēn）定制的（de）“中国贸易展”。
二（èr）、做好参展（zhǎn）前的准备工作
第一，掌握报名（míng）和筹（chóu）备（bèi）参（cān）展时间。很多国际展（zhǎn）览会均在（zài）头一届展览会结束后就开始下（xià）一（yī）届招展工作（zuò）。每（měi）两年或三年、四年（nián）一度的展（zhǎn）览会（huì）则会在展前15-18个月即开始报名。对中国的（de）展商而言，由（yóu）于牵涉到境外（wài）付（fù）款（kuǎn）、签证（zhèng）申（shēn）请及展品国（guó）际运输等复杂环节（jiē），最好（hǎo）能在展览（lǎn）会（huì）开幕前半年时间（jiān）就报名。热门（mén）展（zhǎn）览会的（de）报名更（gèng）是越早越好。很多专业展览会（huì）主办单位都会在企业报名后对展品的实物或者图册进（jìn）行（háng）打分评测，不合格的（de）企业（yè）最终不能（néng）获得展位。整个（gè）参展资格审核过程往往就需要1-2个月时间。对于（yú）持（chí）因公护照申请（qǐng）签证的（de）国内（nèi）主管部门审（shěn）批程序就需要近两个月，需要海运的展（zhǎn）品通常（cháng）在展会开幕前2个月（yuè）就（jiù）要运（yùn）出（chū），报名太（tài）晚显然无法和其（qí）他展品一同运输，加大展品不能按（àn）时运（yùn）抵（dǐ）展出的风险，同时办理出国手续时（shí）间紧张，存在无（wú）法（fǎ）按（àn）时离境的风（fēng）险。因此（cǐ）出国（guó）参展决不能和（hé）参加国内展览会那样提前1-2个月才（cái）报名（míng）。由于出（chū）国参展筹备工作（zuò）各（gè）个（gè）阶段的（de）时间（jiān）性（xìng）都特别强，因此（cǐ）各位在出国参（cān）展筹备的（de）整个过程中一定要高度（dù）重视时间管（guǎn）理，每一步工（gōng）作都需要设置最后（hòu）完（wán）成时间，尽量（liàng）按照（zhào）组团单位下发的（de）业务流程明确的时间结点来（lái）完成各项工作。
第二，合理做好（hǎo）参展预算。
通常来说，参加国外展览会的费用包括场地费用、展位（wèi）搭建、展品运（yùn）输（shū）和人员费用四大块（kuài）。此外还有报（bào）名费、会刊登录（lù）费、其他杂（zá）费（譬如在（zài）德国，经AUMA认证（zhèng）的展览会（huì）还（hái）有每平方米0.6欧元（yuán）的管理费，法兰克福（fú）的展览会还有每参（cān）展商416欧元（yuán）的电子平（píng）台登录费等）等相对小额（é）的（de）开支（zhī）。
一般组团单位的报价都（dōu）是标（biāo）准展（zhǎn）位的（de）费用，意味着（zhe）已经包含了（le）该展位的场地租金、标准展位的搭建和道具基本配备（桌、椅、地毯、一定量（liàng）的架板、展柜、射灯、司标板等）以及基本照明电费、清洁（jié）费等。一般组团（tuán）单位都会对自己展（zhǎn）区的标（biāo）准（zhǔn）展位进行统一风格的装修，例（lì）如我（wǒ）会一本都会采（cǎi）用（yòng）比较明快的色调，统（tǒng）一使用CHINA和中国贸促会（huì）的标志突出中国馆整体形（xíng）象以吸引观（guān）众。因此对于希望（wàng）节省成本而又（yòu）醒（xǐng）目实用的参展企业，选择标准（zhǔn）展位是最好的办法。当然展位搭建开支取决于企业参展预（yù）算许可范围和参（cān）展的目的（de）。在需要（yào）的（de）情况下也可（kě）以（yǐ）请专门（mén）的（de）设计公司（sī）设计（jì）自己展位形象并单独（dú）施工，这种特装修一般成本都不菲，适合（hé）重点展示自己（jǐ）形象和品牌（pái）的大公司大展位。
随展团统一运输展品对企业（yè）来说是比较便捷和节省成本（běn）的（de）方（fāng）式，组（zǔ）展（zhǎn）单位（wèi）报出的（de）展（zhǎn）品运输价格一（yī）般（bān）分为海运（yùn）价（jià）格（gé）（按照体积XX元/立方米）和空运（yùn）价格（按照总量XX元/公斤）两种方式，包括从指定仓库集货起直（zhí）至博（bó）览会展（zhǎn）位的全程运输费、仓储费（fèi）、报（bào）关手续费等费用。参展企（qǐ）业只需根据自己展品（pǐn）的情（qíng）况（kuàng）依照（zhào）报（bào）价提前计算展品运（yùn）输成本（běn）。需要注意的（de）是因为展品类别和参展国别与地域（yù）的（de）不同（tóng），展览品关税的额度也有各自的规定（dìng），组团（tuán）单位一般都会根据当地海关的要气提前（qián）报价或做出（chū）合理的估算（suàn），并指（zhǐ）导（dǎo）参展企业如（rú）何计算关税开支。
人员费（fèi）用则是参展人（rén）员往返交通、境外餐饮、交通及住宿等境外生活开（kāi）支，一（yī）般组团单位都会详（xiáng）细列出各项费用预算情况。
第三（sān），选择适合的（de）展品，安排好展品的包装，事先安排相关（guān）手续。
选择适合（hé）的展品参展是境外（wài）参展获（huò）得成（chéng）功的重要保障。基本原（yuán）则是展品必（bì）须符合展览（lǎn）会的主题（tí）和展出内容，展品能（néng）体现自己最新（xīn）技术成果和水平（píng），展品符合当年和来（lái）年（nián）流行（háng）趋势（shì），这样才能在展览会上适销对路吸（xī）引买（mǎi）家的眼（yǎn）球。对于不（bú）同类别和特点的展览会，展品选择上也有（yǒu）一定讲究，例如（rú）欧美专业性展（zhǎn）览会，展品须成系列从（cóng）而体现参展商的专业（yè）水平，但（dàn）不在于量多，主要通过（guò）展示样品来（lái）获取订单；但（dàn）是对于一些（xiē）发（fā）展中国家（jiā）的展卖性展（zhǎn）览会，展期通常都比（bǐ）较长（10天左（zuǒ）右），参展商应充（chōng）分考（kǎo）虑这一状（zhuàng）况，携带或发运（yùn）足够量的适合当地买家的展品（pǐn），从（cóng）而避免展（zhǎn）出头几天展品就被抢购一空（kōng）的局面。
展品必（bì）须适当包装，既（jì）要确保展品运输途中的安全，又要尽量避免报关时不必要的麻（má）烦（fán）。例如如果可能尽量（liàng）不（bú）要使用原木材料的外（wài）包装，因（yīn）为很多国家对原木包装（zhuāng）都有熏蒸的（de）规定；如果（guǒ）是食品类（lèi）展品（pǐn），还需要（yào）事先做（zuò）好必要的检（jiǎn）验检疫手续，取（qǔ）得相关凭证；对于大型超重的机械设备（bèi），还（hái）要提前通（tōng）知组团（tuán）单位和运（yùn）输（shū）代理以安排特殊的大型（xíng）吊（diào）装搬（bān）运设（shè）备，确保装运和卸载的安全。
第四，做好展位（wèi）布置设计规划，预定适合展品的道具。
刚才（cái）已经（jīng）提到，参（cān）展企业（yè）如果租用标准展（zhǎn）位（wèi），一般都已（yǐ）经包括了基本的道具配备。但是每家企业根据自（zì）己展（zhǎn）品内容（róng）、企业（yè）文化、营销理（lǐ）念、展出目标等的差异，也应该事（shì）先对自（zì）己展位内部的展品摆放、内部装饰（粘（zhān）贴海报、悬挂（guà）各类装饰（shì）物品等）谈判区域（yù）等事先做（zuò）好规（guī）划和设计。这就要（yào）求参展企业事先充（chōng）分了解自（zì）己展位的状况（kuàng）（展馆号和展位号（hào）、在展（zhǎn）馆中的具体位置和（hé）周边（biān）情（qíng）况（kuàng）、展位开（kāi）面情况、墙板高度、展位总体色调等）。通常在基本道具之外，组团单位或施工单位会提供额（é）外收费道具征订表供（gòng）企业选择。对此参展企业应该精（jīng）打细算，根据实（shí）际需求（qiú）选择（zé）。
第五，及时（shí）安排出国人员，做好出国（guó）手续（xù）办理工作。
参展企业需（xū）尽早确定出国展览专职负责人员，通常由一名公（gōng）司管理层（céng）人员（yuán）加上一名业（yè）务销售或设计技术（shù）人员构（gòu）成。提早充分了解（jiě）目的地国签（qiān）证（zhèng）手续时间和需要准备的材料的具体规定。一定要注（zhù）意（yì）如实申（shēn）报自己个人情况（kuàng）和以往出国记录情况，避免（miǎn）由于提供信息有误（wù）而造成拒签。在制作担保（bǎo）函、派遣函（hán）、证明函等正式函件时（shí），一定要（yào）用公司正确的对外抬头（tóu）纸。过去我们就遇到过由（yóu）于抬头纸（zhǐ）上电话已经更换，使馆联系不到参展企（qǐ）业而（ér）拒签的情况。
第六，设计自己（jǐ）参（cān）展宣传计划，邀请已（yǐ）有（yǒu）客户，准（zhǔn）备宣传资料。
参展企业（yè）应自（zì）己设（shè）计一个参展的宣（xuān）传（chuán）计划。事先应将自己的参（cān）展信息通知当地已有的客户，邀请他们前（qián）来参观。同时企业应事先准备好翻译（yì）好的带有当（dāng）地语言的（de）或至少是英语的宣传图册、最新产品的图片和介绍（shào）、新闻宣传稿、带有商标或logo的现场促销用小（xiǎo）礼品等宣传用品，以便（biàn）现（xiàn）场接待观（guān）众和新闻记者到（dào）访。
三、做好展会现场需加以（yǐ）注意的事项
针对展览会现场发现的（de）各类对参展（zhǎn）产生（shēng）负面（miàn）影响（xiǎng）的问题，贸促会展览部都做了认真（zhēn）总结，编写成下面（miàn）的表（biǎo）格，随参展（zhǎn）确认文件一同发放（fàng），作为对参展（zhǎn）企业的指导。
一、选择（zé）适合企业需求的展览会
一般国际（jì）上经贸类展览会根据不同的（de）标准可以（yǐ）分为以下几类：
按参（cān）展企（qǐ）业（yè）、参（cān）观观众成分构（gòu）成可以分为国际性展览会、地区性展览会（huì）和国内展览（lǎn）会。较为（wéi）普遍的观点是一个国际（jì）性展览会其参展企业或者参观观（guān）众至少（shǎo）20%以（yǐ）上来自外国。一般（bān）国际上著名的大型品牌展览会都（dōu）是国际化程度很高的展览会（huì），其（qí）参展商和贸易观众的国际化比（bǐ）例都高达50%以上。
按展（zhǎn）会开（kāi）放参观对象可分为（wéi）专业性展会和公（gōng）共（gòng）性质展会。前者只对该（gāi）行业（yè）专业人（rén）士和买家开放（fàng），通常需要（yào）登记注册且需购买（mǎi）门票；后者（zhě）对普通公众开放。还有很多展（zhǎn）览会采取介于两者之间（jiān）的策略，把专业买家和（hé）公众开放日（rì）分开安排。
按展（zhǎn）出内容（róng）可（kě）分为专业性展览会（huì）和综合（hé）性展（zhǎn）览会。专业性展览会展出内容限（xiàn）于有限的特定（dìng）的某个或几（jǐ）个（gè）行业，而综合（hé）性（xìng）展览会（huì）则不（bú）限展出内容，往（wǎng）往涵盖不同（tóng）的行业。
根（gēn）据展览会现场对参（cān）展品（pǐn）处理的规定，可以分成展示（shì）性质（zhì）的展（zhǎn）览（lǎn）会和展卖性质的展（zhǎn）览会。前（qián）者通过展示（shì）样品，获取专业买家的订单，但（dàn）展（zhǎn）览（lǎn）会现（xiàn）场不（bú）允（yǔn）许（xǔ）进行展（zhǎn）品的零售，不允（yǔn）许出（chū）现Sale一类的标志；而后者则允许参展商在展览会现场出售展品。
展览会（huì）的（de）这些分类很多时候（hòu）都是重叠的，譬如欧美国家的展览会很多都是国际性的、专业性的（观众和展品两方面）、展示性的，而（ér）非洲、拉美等发展中国家的展览会则不少是综合性的、展（zhǎn）卖性的。通过一个展（zhǎn）览会的（de）名称可以对展览（lǎn）会（huì）的性质和类别做出初步的（de）判断（duàn），譬如“埃及泛阿拉伯/非洲塑料橡胶材料展览会”、“德国法（fǎ）兰克福礼品办公用品展览会”一（yī）看就（jiù）是属（shǔ）于专业性展览会，而冠以“国际贸（mào）易博览会”、“中国贸易展览会”、“中国（guó）商品展览会”等名字的展览（lǎn）项目通常都是（shì）综（zōng）合性（xìng）质（zhì）展览会。了解这些事实的意义在于参展企业选择参加什么类别和性质的（de）展览会（huì）直接关（guān）系到（dào）参展准备各项业务工作的开展。
对于企业（yè）具（jù）体决策选择（zé）参加哪个展览（lǎn）会，在此（cǐ）有两条建议：
第一，对于（yú）欧美发达国（guó）家市（shì）场，当地产业（yè）分工细（xì）化，展览行业比较发达，展览项（xiàng）目（mù）也随着产业发展愈分愈细，因（yīn）此大家应该尽量根据自（zì）己（jǐ）产品的种类选择内容相符合的专业展览会。通常大家可以通过以下途径了解该专业展览（lǎn）会是否符合自己企业的需求（qiú）：
①大（dà）型（xíng）展览公（gōng）司和其（qí）他展览会组（zǔ）织者都会在自己（jǐ）的网（wǎng）站（zhàn）上设立具（jù）体（tǐ）展览项目的网页，在此公布（bù）该展览会详细的展品范（fàn）围、往届展会参展商和观众数（shù）量（liàng）与结构（gòu）。有的还（hái）会（huì）请第三方统计机构根据（jù）展商及观众调查（chá）表（biǎo）做出展会统计报告并公布参（cān）会人（rén）员对展会效（xiào）果、主办方服务、展商及（jí）观众质量的评价（jià），参展商应该在决定（dìng）参（cān）展之前认真（zhēn）阅读这些信息并综合（hé）判断这个展（zhǎn）会是（shì）否合适。
②认真阅读招展文件。国内正规的组（zǔ）团（tuán）单位（wèi）都会在招展文件中（zhōng）搜集并（bìng）如（rú）实反映（yìng）上述信息，供参展企业做出（chū）正确的判断（duàn）。
第二，对于亚非拉发展中国家（jiā）和新兴（xìng）市（shì）场（chǎng），在缺乏（fá）专业展览会的场合（hé）下，可以选择参（cān）加当（dāng）地影响力（lì）最大（dà）、观（guān）众人（rén）数（shù）最多、国际化程度最高（gāo）的综合性展览会（huì）或（huò）为中国企业量身（shēn）定制的（de）“中国贸易展”。
二（èr）、做好参展（zhǎn）前的准备工作
第一，掌握报名（míng）和筹（chóu）备（bèi）参（cān）展时间。很多国际展（zhǎn）览会均在（zài）头一届展览会结束后就开始下（xià）一（yī）届招展工作（zuò）。每（měi）两年或三年、四年（nián）一度的展（zhǎn）览会（huì）则会在展前15-18个月即开始报名。对中国的（de）展商而言，由（yóu）于牵涉到境外（wài）付（fù）款（kuǎn）、签证（zhèng）申（shēn）请及展品国（guó）际运输等复杂环节（jiē），最好（hǎo）能在展览（lǎn）会（huì）开幕前半年时间（jiān）就报名。热门（mén）展（zhǎn）览会的（de）报名更（gèng）是越早越好。很多专业展览会（huì）主办单位都会在企业报名后对展品的实物或者图册进（jìn）行（háng）打分评测，不合格的（de）企业（yè）最终不能（néng）获得展位。整个（gè）参展资格审核过程往往就需要1-2个月时间。对于（yú）持（chí）因公护照申请（qǐng）签证的（de）国内（nèi）主管部门审（shěn）批程序就需要近两个月，需要海运的展（zhǎn）品通常（cháng）在展会开幕前2个月（yuè）就（jiù）要运（yùn）出（chū），报名太（tài）晚显然无法和其（qí）他展品一同运输，加大展品不能按（àn）时运（yùn）抵（dǐ）展出的风险，同时办理出国手续时（shí）间紧张，存在无（wú）法（fǎ）按（àn）时离境的风（fēng）险。因此（cǐ）出国（guó）参展决不能和（hé）参加国内展览会那样提前1-2个月才（cái）报名（míng）。由于出（chū）国参展筹备工作（zuò）各（gè）个（gè）阶段的（de）时间（jiān）性（xìng）都特别强，因此（cǐ）各位在出国参（cān）展筹备的（de）整个过程中一定要高度（dù）重视时间管（guǎn）理，每一步工（gōng）作都需要设置最后（hòu）完（wán）成时间，尽量（liàng）按照（zhào）组团单位下发的（de）业务流程明确的时间结点来（lái）完成各项工作。
第二，合理做好（hǎo）参展预算。
通常来说，参加国外展览会的费用包括场地费用、展位（wèi）搭建、展品运（yùn）输（shū）和人员费用四大块（kuài）。此外还有报（bào）名费、会刊登录（lù）费、其他杂（zá）费（譬如在（zài）德国，经AUMA认证（zhèng）的展览会（huì）还（hái）有每平方米0.6欧元（yuán）的管理费，法兰克福（fú）的展览会还有每参（cān）展商416欧元（yuán）的电子平（píng）台登录费等）等相对小额（é）的（de）开支（zhī）。
一般组团单位的报价都（dōu）是标（biāo）准展（zhǎn）位的（de）费用，意味着（zhe）已经包含了（le）该展位的场地租金、标准展位的搭建和道具基本配备（桌、椅、地毯、一定量（liàng）的架板、展柜、射灯、司标板等）以及基本照明电费、清洁（jié）费等。一般组团（tuán）单位都会对自己展（zhǎn）区的标（biāo）准（zhǔn）展位进行统一风格的装修，例（lì）如我（wǒ）会一本都会采（cǎi）用（yòng）比较明快的色调，统（tǒng）一使用CHINA和中国贸促会（huì）的标志突出中国馆整体形（xíng）象以吸引观（guān）众。因此对于希望（wàng）节省成本而又（yòu）醒（xǐng）目实用的参展企业，选择标准（zhǔn）展位是最好的办法。当然展位搭建开支取决于企业参展预（yù）算许可范围和参（cān）展的目的（de）。在需要（yào）的（de）情况下也可（kě）以（yǐ）请专门（mén）的（de）设计公司（sī）设计（jì）自己展位形象并单独（dú）施工，这种特装修一般成本都不菲，适合（hé）重点展示自己（jǐ）形象和品牌（pái）的大公司大展位。
随展团统一运输展品对企业（yè）来说是比较便捷和节省成本（běn）的（de）方（fāng）式，组（zǔ）展（zhǎn）单位（wèi）报出的（de）展（zhǎn）品运输价格一（yī）般（bān）分为海运（yùn）价（jià）格（gé）（按照体积XX元/立方米）和空运（yùn）价格（按照总量XX元/公斤）两种方式，包括从指定仓库集货起直（zhí）至博（bó）览会展（zhǎn）位的全程运输费、仓储费（fèi）、报（bào）关手续费等费用。参展企（qǐ）业只需根据自己展品（pǐn）的情（qíng）况（kuàng）依照（zhào）报（bào）价提前计算展品运（yùn）输成本（běn）。需要注意的（de）是因为展品类别和参展国别与地域（yù）的（de）不同（tóng），展览品关税的额度也有各自的规定（dìng），组团（tuán）单位一般都会根据当地海关的要气提前（qián）报价或做出（chū）合理的估算（suàn），并指（zhǐ）导（dǎo）参展企业如（rú）何计算关税开支。
人员费（fèi）用则是参展人（rén）员往返交通、境外餐饮、交通及住宿等境外生活开（kāi）支，一（yī）般组团单位都会详（xiáng）细列出各项费用预算情况。
第三（sān），选择适合的（de）展品，安排好展品的包装，事先安排相关（guān）手续。
选择适合（hé）的展品参展是境外（wài）参展获（huò）得成（chéng）功的重要保障。基本原（yuán）则是展品必（bì）须符合展览（lǎn）会的主题（tí）和展出内容，展品能（néng）体现自己最新（xīn）技术成果和水平（píng），展品符合当年和来（lái）年（nián）流行（háng）趋势（shì），这样才能在展览会上适销对路吸（xī）引买（mǎi）家的眼（yǎn）球。对于不（bú）同类别和特点的展览会，展品选择上也有（yǒu）一定讲究，例如（rú）欧美专业性展（zhǎn）览会，展品须成系列从（cóng）而体现参展商的专业（yè）水平，但（dàn）不在于量多，主要通过（guò）展示样品来（lái）获取订单；但（dàn）是对于一些（xiē）发（fā）展中国家（jiā）的展卖性展（zhǎn）览会，展期通常都比（bǐ）较长（10天左（zuǒ）右），参展商应充（chōng）分考（kǎo）虑这一状（zhuàng）况，携带或发运（yùn）足够量的适合当地买家的展品（pǐn），从（cóng）而避免展（zhǎn）出头几天展品就被抢购一空（kōng）的局面。
展品必（bì）须适当包装，既（jì）要确保展品运输途中的安全，又要尽量避免报关时不必要的麻（má）烦（fán）。例如如果可能尽量（liàng）不（bú）要使用原木材料的外（wài）包装，因（yīn）为很多国家对原木包装（zhuāng）都有熏蒸的（de）规定；如果（guǒ）是食品类（lèi）展品（pǐn），还需要（yào）事先做（zuò）好必要的检（jiǎn）验检疫手续，取（qǔ）得相关凭证；对于大型超重的机械设备（bèi），还（hái）要提前通（tōng）知组团（tuán）单位和运（yùn）输（shū）代理以安排特殊的大型（xíng）吊（diào）装搬（bān）运设（shè）备，确保装运和卸载的安全。
第四，做好展位（wèi）布置设计规划，预定适合展品的道具。
刚才（cái）已经（jīng）提到，参（cān）展企业（yè）如果租用标准展（zhǎn）位（wèi），一般都已（yǐ）经包括了基本的道具配备。但是每家企业根据自（zì）己展（zhǎn）品内容（róng）、企业（yè）文化、营销理（lǐ）念、展出目标等的差异，也应该事（shì）先对自（zì）己展位内部的展品摆放、内部装饰（粘（zhān）贴海报、悬挂（guà）各类装饰（shì）物品等）谈判区域（yù）等事先做（zuò）好规（guī）划和设计。这就要（yào）求参展企业事先充（chōng）分了解自（zì）己展位的状况（kuàng）（展馆号和展位号（hào）、在展（zhǎn）馆中的具体位置和（hé）周边（biān）情（qíng）况（kuàng）、展位开（kāi）面情况、墙板高度、展位总体色调等）。通常在基本道具之外，组团单位或施工单位会提供额（é）外收费道具征订表供（gòng）企业选择。对此参展企业应该精（jīng）打细算，根据实（shí）际需求（qiú）选择（zé）。
第五，及时（shí）安排出国人员，做好出国（guó）手续（xù）办理工作。
参展企业需（xū）尽早确定出国展览专职负责人员，通常由一名公（gōng）司管理层（céng）人员（yuán）加上一名业（yè）务销售或设计技术（shù）人员构（gòu）成。提早充分了解（jiě）目的地国签（qiān）证（zhèng）手续时间和需要准备的材料的具体规定。一定要注（zhù）意（yì）如实申（shēn）报自己个人情况（kuàng）和以往出国记录情况，避免（miǎn）由于提供信息有误（wù）而造成拒签。在制作担保（bǎo）函、派遣函（hán）、证明函等正式函件时（shí），一定要（yào）用公司正确的对外抬头（tóu）纸。过去我们就遇到过由（yóu）于抬头纸（zhǐ）上电话已经更换，使馆联系不到参展企（qǐ）业而（ér）拒签的情况。
第六，设计自己（jǐ）参（cān）展宣传计划，邀请已（yǐ）有（yǒu）客户，准（zhǔn）备宣传资料。
参展企业（yè）应自（zì）己设（shè）计一个参展的宣（xuān）传（chuán）计划。事先应将自己的参（cān）展信息通知当地已有的客户，邀请他们前（qián）来参观。同时企业应事先准备好翻译（yì）好的带有当（dāng）地语言的（de）或至少是英语的宣传图册、最新产品的图片和介绍（shào）、新闻宣传稿、带有商标或logo的现场促销用小（xiǎo）礼品等宣传用品，以便（biàn）现（xiàn）场接待观（guān）众和新闻记者到（dào）访。
三、做好展会现场需加以（yǐ）注意的事项
针对展览会现场发现的（de）各类对参展（zhǎn）产生（shēng）负面（miàn）影响（xiǎng）的问题，贸促会展览部都做了认真（zhēn）总结，编写成下面（miàn）的表（biǎo）格，随参展（zhǎn）确认文件一同发放（fàng），作为对参展（zhǎn）企业的指导。
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