展（zhǎn）会举办的前期准备工作中，需要招（zhāo）展和招商。招展决定着展会能否举办，而（ér）招商却决定着展会是否能够（gòu）圆（yuán）满（mǎn）成功，因此从（cóng）某（mǒu）种（zhǒng）意（yì）义上说（shuō）招商比招展更为（wéi）重要（yào）。展会不仅需要观众（zhòng），而（ér）且（qiě）更需要一定数量和质量的专业观（guān）众，专业观（guān）众的数量与（yǔ）质量直接影响着参展商的参展（zhǎn）效益，同时也（yě）是展会组织者服（fú）务质量的重要体现。展会（huì）组织者在专业观众方面的邀请能力强（qiáng）与否（fǒu）决定（dìng）了展（zhǎn）会能（néng）否（fǒu）做大（dà）及其能否生存（cún）发展。但现在很（hěn）多的（de）展会的组织者往（wǎng）往并不重视这一点，因（yīn）为专（zhuān）业观众的邀请是需要（yào）组织者开源的一部分，有些组织者只在意展会赚（zuàn）钱的多少（shǎo），对专业观众的邀请并不在（zài）意。但采购商数量不多，何以体现展会的效果。只招展不招（zhāo）商的情（qíng）况在中国比比皆是。目（mù）前我国（guó）的会展业整体（tǐ）呈（chéng）现出一（yī）种大而不强的局面（miàn），这种只（zhī）招展不招商的（de）情况在中（zhōng）国比比皆（jiē）是，这种情况（kuàng）也正是我国会展（zhǎn）业经过（guò）这么多（duō）年大（dà）而不强的重要原因（yīn）之一。所谓的“强（qiáng）”，正是强在展会的专业（yè）和效果上。展会（huì）的专业性必然会带动展（zhǎn）会的效果，而衡量展会专业（yè）性（xìng）的（de）标准（zhǔn）之一，正（zhèng）是展会的专业观众（zhòng）的多少。因此，专业观众的邀请对（duì）展会组织者而言（yán），是很重要的（de）一（yī）个（gè）内容。下面来介绍一下展会组织者（zhě）可以（yǐ）依托的一些来（lái）进行专业观（guān）众邀（yāo）请（qǐng）的方式（shì），在此笔者对此（cǐ）进行一下分类，分为传统渠道和（hé）非传统渠道（dào）。

　　电话

　　电话邀请是最直接的方式，主办（bàn）方通过电（diàn）话随时与计划（huá）邀请的观（guān）众沟（gōu）通，向对方发出邀请。同时，电话邀（yāo）请也是最有（yǒu）效的方式（shì），因为双方通过（guò）语言沟通，主（zhǔ）办方向观众介绍展会的详细信息，并可（kě）以（yǐ）知道对方（fāng）是否前（qián）来参观；即（jí）便对方（fāng）不愿意来，也可了解原因，并就原（yuán）因做出相应的对策。有（yǒu）些展会组（zǔ）织者充分利用信（xìn）息（xī）传（chuán）媒，将展会消息用手机（jī）短讯的方式发给所有专业观众，这（zhè）种（zhǒng）方法既有目标的针（zhēn）对性和操作的简便性，又（yòu）快又节省费用，正被越来越多的人采用。采用手机短讯方式（shì）邀请专业观（guān）众，多安排（pái）在展览会（huì）开幕（mù）前一周和展览会期（qī）间发送。手（shǒu）机短讯邀请的内容应简明（míng）且有所侧（cè）重，邀请语言（yán）多为提示性质，旨在提醒专业观众及时（shí）参观（guān）展（zhǎn）览会。

　　邮件

　　主办（bàn）方通过电子邮（yóu）件或邮寄信函，将展会信息发布给计划（huá）邀（yāo）请的（de）观众，向对方进行邀请（qǐng）。这个（gè）方（fāng）式（shì）需要展会组织（zhī）者要掌握较（jiào）为丰富（fù）的专业观众信息资源。用发送邮件的方式邀请（qǐng）专业观众（zhòng）的优（yōu）点是较为正式和礼（lǐ）貌，令收信人印（yìn）象深刻，但邮寄信（xìn）函的费用可能会较（jiào）高。

　　采用（yòng）电（diàn）子邮（yóu）件（jiàn）方（fāng）式邀请专业（yè）观众，一般需要安排三次以上的（de）发送。其每次邀请内容与邮寄（jì）邀请内（nèi）容相似。在（zài）邀请函的设计上应（yīng）注意体现（xiàn）电（diàn）子邮件的（de）特点。电子邮件（jiàn）邀请函的主题（tí）一定要明确，以免被网络的过（guò）滤软件误判（pàn）为（wéi）垃圾邮（yóu）件（jiàn）。向专业观众邮寄（jì）信函（hán）邀（yāo）请（qǐng）集中于展览会开（kāi）幕前（qián）20天左右时（shí）间发出，一般每隔一周发一（yī）次，需要发（fā）送两至三次。每次邮寄邀请函的内容应有所不同（tóng），如第（dì）一次（cì）可以是请（qǐng）柬（jiǎn）式邀（yāo）请函，第二次可以是告知展览会配套活（huó）动具体日程邀请（qǐng）函，第三次可以是（shì）附有展位（wèi）平面图的邀请函（hán）。

　　数据库

　　每年（nián）定期（qī）举办的展览会（huì），需及时评估上届展览（lǎn）会邀请（qǐng）观众（zhòng）的（de）效果（guǒ），如认为存在问题，则应在新一届展览（lǎn）会发布信息时进行调（diào）整。展会组织者根据收（shōu）集和整理的（de）专业观众信息，组建成自己拥有的数据库，再根据变化（huà）的信息进行相应的梳理、修（xiū）改。展（zhǎn）会组织者拥（yōng）有这一信息资源，就是其自身的宝库（kù），通过这第一手的（de）资料，进行专业观众邀请。

　　专业媒体的受众群

　　与（yǔ）展览会身处行业领域的专业媒体合作，专业媒体就是服务（wù）特定领域的信息平台，直接面向的（de）是行业展（zhǎn）会的展商和观众（zhòng），所以展会组织者除了在招展过程（chéng）中选（xuǎn）择权威而覆（fù）盖面广（guǎng）泛（fàn）的专业（yè）媒体合作（zuò）之（zhī）外，在专业观众的邀请（qǐng）上同样可以借力（lì）。专（zhuān）业媒体的发行渠道也可以变为（wéi）专业展的宣（xuān）传、招商渠道（dào）。

　　招商活动推介

　　展会组织者举办活（huó）动推介会，通过现场交流活（huó）动，宣扬展会特（tè）点、传达（dá）展会信（xìn）息。不仅是通过这种推介活动进行招展，同时也是进行招（zhāo）商。推介会现场是（shì）一个（gè）有效（xiào）的招展、招（zhāo）商的平台，展（zhǎn）会（huì）组（zǔ）织者面（miàn）对面的向专业观众介绍展会，让专（zhuān）业观众对展（zhǎn）会有个全方面的了解，因此更容易吸引专业观（guān）众。与（yǔ）为推进招展（zhǎn）工作而（ér）举行（háng）的发（fā）布（bù）会、说明会、通气会所面向的媒体、参展商等对象不（bú）尽相同，确保展会招（zhāo）商推介活动实效的一（yī）个关键点在于能否打通直接或间（jiān）接面向专业（yè）观众的信息渠道，邀请的对象（xiàng）可（kě）以是专业（yè）买家、专业媒体、行业（yè）协会、代理招（zhāo）商机构。

　　委托专业公司

　　近（jìn）些年出（chū）现了不少提供大量客户资（zī）料的专业信息收集公司，他（tā）们拥有专业的信息统计和分析技术（shù），展（zhǎn）会组织者（zhě）委托这样的公司进行专业观众的邀请。这种方式为展会组织者提供了（le）大量的（de）专业观众信息（xī），帮助展会组织者（zhě）更全面更准确得邀请到专业观众（zhòng）。目前这种方式被广泛（fàn）应用，业已成为展会组织者邀请专（zhuān）业（yè）观众的一（yī）条重要途径。

　　组团（tuán）赴境外

　　有些政府主导型的展会，地方政府（fǔ）十分（fèn）重视，主要领导轮（lún）流带队（duì），各级分管部门抽人组成规模庞大的出国招商团，分批到各国举（jǔ）办推介（jiè）会进行推（tuī）广和邀请。这种（zhǒng）方式确实能广泛邀请到国际观众，但是费（fèi）用相对较（jiào）高。

　　观众邀请工作一（yī）般需要与（yǔ）展会展位销售工作同步，专（zhuān）业（yè）性展览会尤其（qí）如此。在观（guān）众邀请上，专业（yè）观（guān）众对展会（huì）的效果有重要（yào）的影响，同时普通（tōng）观众也不能小觑（qù）。普（pǔ）通观众存在潜在因素，一（yī）些普通（tōng）观众观展后也可能（néng）转（zhuǎn）变为专业观众。因（yīn）此普通观众（zhòng）的邀请同样也值得重视。普通观众（zhòng）参观（guān）的展览会，一般在展（zhǎn）览会（huì）开（kāi）幕前（qián）30天之内发送邀请，或通过媒（méi）体发布展览会（huì）信息（xī），从而达到（dào）告知普通观众的目的（de）。媒体发布展会信息的（de）频（pín）次，向特定人群发送门票的规模，既要（yào）根据（jù）需（xū）要，也要考虑成（chéng）本的负担（dān）。

　　当今展览市场竞争激烈，焦点已从（cóng）争取参展商转为争取和组织专业观众，谁能（néng）够拥有一定数量和质量的专业观众尤其是大采购商，谁（shuí）就能够取（qǔ）胜（shèng）。因此，在展览策划立项时就（jiù）必须重视招商工作（zuò），同时确保足够（gòu）的招商（shāng）费用，选择确有成效的招商方（fāng）式（shì）。